Concept
Les réunions en entreprise sont souvent synonymes de temps perdu ou d’ennui : l’ordre du jour n’est pas connu, l’auditoire est passif, la gestion du temps n’est pas tenue, etc.
Et l’animateur doit souvent gérer seul la présentation du contenu de la réunion, la gestion des « perturbateurs », la prise de notes des remarques de l’auditoire, la gestion du temps et la prise de décisions.
Bref, toutes les conditions sont réunies pour passer à côté de l’objectif d’une réunion : favoriser l’échange, construire ensemble un projet et prendre les décisions adaptées.
Le processus de réunions déléguées est un outil qui permet de changer le cadre des réunions et de redéfinir les rôles de chaque participant.
Il s’inscrit dans un contexte professionnel qui se veut réactif et centré sur les résultats. Il peut être un outil de performance au sein d’une entreprise qui souhaite développer un style de direction de délégation et participatif qui permet à l’ensemble du personnel de développer un engagement actif dans son travail.
Rôles et étapes
La seule fonction qu’un leader d’équipe ne peut pas déléguer c’est celle de décisionnaire. En revanche il doit être en position de déléguer toutes les autres fonctions de gestion d’une réunion :
Voir les différents Rôles
- Le facilitateur ou animateur prépare l’ordre du jour, régule la prise de parole et l’expression de chacun
- Le pousse-décision incite à formuler des décisions en vue d’optimiser la production du groupe
- Le scribe rédige le compte-rendu, enregistre les décisions et note le nom de la personne responsable du suivi de chaque décision
- Le gardien du temps est le garant du temps alloué aux séquences et cadence le temps écoulé et le temps restant tout au long de la réunion
- L’observateur ou coach restitue à l’équipe, en fin de réunion, l’observation qu’il a faite des processus mis en œuvre, du respect des rôles et suggère des axes d’amélioration et d’apprentissages
- L’organisateur des festivités trouve les occasions de souligner les réussites individuelles et collectives pendant la réunion
Pour mettre en place ce processus de réunions déléguées au sein de votre structure, nos coachs peuvent vous accompagner pour apprendre et vous entraîner à mettre en œuvre cette méthode :
- Phase d’observation au cours d’une ou deux réunions
- Diagnostic et établissement des axes d’amélioration, du niveau de maturité et des limites culturelles de l’équipe
- Présentation de l’animation déléguée : explication du cadre, des différents rôles et des objectifs
- Accompagnement et expérimentation au cours de deux ou trois réunions en mode animation déléguée
Bénéfices
Efficacité et performance :
- Des équipes : gain de temps, d’énergie et optimisation du coût/horaire
- Dans la prise de décision et le passage en mode action
Ecoute et cohésion d’équipe :
- Une meilleure communication au sein de l’équipe avec la mise en place d’échanges, de feed-back et la gestion des conflits
- Un renforcement de la cohésion – mieux se connaitre pour mieux travailler ensemble
Apprentissage :
- Développement de l’équipe grâce à l’intelligence collective
- Développement individuel par l’apprentissage des différents rôles de la réunion déléguée
Quand mettre en place un processus de réunions déléguées ?
Les réunions déléguées sont particulièrement pertinentes dans les contextes suivants :
- Constat partagé de l’effet « réunionite »
- Pression business forte
- Changement d’organisation, intégration d’équipes ou de nouveaux collaborateurs pour développer la connaissance mutuelle, le sentiment d’appartenance et l’émergence d’une culture commune